Es ist eine ethische und rechtliche Verpflichtung, blinden und sehbehinderten Menschen einen barrierefreien Zugang zu Inhalten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen richten sich an unsere Autorinnen und Autoren, Herausgeberinnen und Herausgeber, Mitwirkende an Buchprojekten und alle, die mehr über barrierefreies Publizieren erfahren möchten.
Bei der Barrierefreiheit sind drei Dimensionen zu berücksichtigen: der Inhalt, spezielle Layout- und Strukturelemente (wie Tabellen, Bilder, Diagramme, Formelumgebungen) und das technische Format wie das Portable Document Format (PDF) oder das Electronic Publication Format (EPUB).
Für den Inhalt und die Layout- und Strukturelemente ist es besonders wichtig, die Standardfunktionen des Textverarbeitungsprogramms für alle semantischen oder hervorzuhebenden Inhalte zu nutzen. In Word z.B. für Überschriften die entsprechenden Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. verwenden, anstatt die Schrift hier manuell „groß und fett“ zu setzen. Nur so können z.B. Blinde mit dem Screenreader schnell von Kapitel zu Kapitel springen und sich an diesen Strukturelementen orientieren.
Für Blinde sind Alternativtexte für alle Bilder, Diagramme und Formeln erforderlich. Diese müssen echte Beschreibungen des zu sehenden Inhalts sein und nicht nur eine Wiederholung der Bildbeschriftung. Auch Farbfehlsichtigkeit muss berücksichtigt werden. Bitte verwenden Sie keine Diagramme, die nur durch die gewählten Farben interpretiert werden können und verwenden Sie zusätzlich Muster oder Darstellungsvariationen wie gepunktete Linien, gestrichelte Linien oder ähnliches. Vermeiden Sie komplexe oder verschachtelte Tabellen, da diese vom Screenreader oft nicht verständlich vorgelesen werden können.
Vom technischen Format her ist PDF am wenigsten barrierefrei, da bei der Konvertierung aus Word viele Informationen verloren gehen können. Dies betrifft z.B. die korrekte Lesereihenfolge für Screenreader oder strukturelle Markierungen wie Abschnittsumbrüche. Zudem ist die barrierefreie Aufbereitung von PDFs nach den einschlägigen Standards wie ISO Norm 14289-1 und WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) mit einem immensen Aufwand verbunden.
Dies kann von FAU University Press nicht geleistet werden, hier müsste auf Dienstleister verwiesen werden (siehe unten). Besser geeignet sind die Formate Hypertext Markup Language (HTML) oder Electronic-Publication (EPUB). Wir möchten Sie daher aufrufen, sich am Betatest der Open Source Academic Publishing Suite (OS-APS) und SciFlow Publish zu beteiligen: https://www.university-press.fau.de/publizieren/betatest-der-open-source-academic-publishing-suite-os-aps-und-sciflow-publish/. Damit wäre die Erstellung dynamischer Formate möglich.
Im Folgenden finden Sie Tipps, wie Sie die Endformate möglichst barrierefrei oder zumindest barrierearm gestalten oder dies durch einfache Maßnahmen oder Dienstleister unterstützen können.
Externe Dienstleister
Wenn Ihnen die im Folgenden beschriebenen Schritte zur Aufbereitung und Erstellung barrierefreier bzw. barrierearmer Dokumente zu aufwändig sind, Sie aber dennoch die digitale Barrierefreiheit Ihres geplanten E-Books sicherstellen möchten, können Sie uns mit der Beauftragung eines Dienstleisters Ihrer Wahl betrauen. Dieser übernimmt die Aufgabe der barrierefreien PDF-Erstellung.
Bitte nutzen Sie das Bucheinreichungsformular der FAU University Press, um uns diesen Wunsch gleich zu Beginn des Buchprojektes mitzuteilen und gerne auch, wenn Sie einen bestimmten Dienstleister bevorzugen. Ansonsten arbeiten wir in den meisten Fällen mit einem der beiden folgenden Dienstleister zusammen.
Insbesondere wenn Sie Drittmittel für das Buch haben oder beantragen können, empfehlen wir Ihnen dringend diese Option, da immer mehr Drittmittelgeber digitale Zugänglichkeit und Barrierefreiheit ähnlich wie Open Access zu Forschungsergebnissen unterstützen.
Im Folgenden finden Sie beispielhaft zwei zuverlässige Kooperationspartner, selbstverständlich können wir auf Ihre Wünsche eingehen und weitere anfragen und beauftragen.
Von Word zu barrierefreien PDFs
Der folgende Leitfaden mit Bildern übernimmt größtenteils Inhalte aus Müller, Emma; Voegler, Jens (2020): Barrierefreie Dokumente – Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente mit Word. Technische Universität Dresden. Online verfügbar unter https://nbn-resolving.org/urn:nbn:de:bsz:14-qucosa2-739676. Die Inhalte stehen unter der CC-Lizenz CC BY-NC-SA 4.0. Es wurden Kürzungen und Änderungen vorgenommen. Sofern nicht anders gekennzeichnet, stehen die Änderungen ebenfalls unter der CC-Lizenz CC BY-NC-SA 4.0. Wer ein Video bevorzugt, dem sei „From Word to PDF“ des Publications Office of the European Union empfohlen (https://www.youtube.com/watch?v=9n-insewE10, in englischer Sprache).
In diesem Abschnitt finden Sie eine konkrete Anleitung, wie Sie Ihr Word-Dokument in ein barrierefreies PDF umwandeln können. Die Anleitung enthält die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Erstellung eines barrierefreien Dokuments beachten sollten: Dokumenteigenschaften einstellen, Textbearbeitung und Bildbeschreibung durchführen, PDF-Dokument erstellen und abschließend überprüfen.
Die Befolgung des Leitfadens garantiert nicht automatisch ein barrierefreies PDF-Dokument. Dazu sind weitere gezielte Prüfungen notwendig, z.B. mit dem PDF Accessibility Checker (siehe auch Prüftools unten).
Der Leitfaden bezieht sich immer auf Word unter Windows. Für Word unter macOS gibt es teilweise Unterschiede, diese können dem oben genannten Originaldokument entnommen werden.
Prüfung auf Barrierefreiheit aktivieren
Seit Office 2010 ist in allen Office-Anwendungen eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit verfügbar. Seit Word 2019 gibt es dafür einen Menüeintrag auf der Registerkarte „Überprüfen“ im Menüband. Wenn Sie nach dem Aktivieren der Barrierefreiheitsüberprüfung das Fenster „Barrierefreiheitsüberprüfung“ permanent einblenden, sehen Sie während des Schreibens immer in Echtzeit alle Punkte, die aus Sicht der Barrierefreiheit problematisch sind.
Sie können die Barrierefreiheitsprüfung aber auch nachträglich als separaten Arbeitsschritt vor dem Export des PDFs durchführen. Mehr dazu finden Sie weiter unten unter „Barrierefreiheitsprüfung mit Office“.
Standardformatvorlagen im Dokument
Jedes Dokument verfügt über Standardformatvorlagen für die einzelnen Textelemente. In der Gruppierung Formatvorlagen des Menübands befindet sich die Liste der Schnellformatvorlagen, die einen Teil aller verfügbaren Formatvorlagen enthält. Wenn Sie die Symbolleiste und die Optionen für den Formatvorlagenbereich öffnen (Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen: alle), wird eine Liste aller im Dokument verfügbaren Formatvorlagen angezeigt. Um eine Formatvorlage auf einen Textabschnitt oder eine Überschrift anzuwenden, markieren Sie den entsprechenden Text und wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus.
Dokumenteigenschaften
Textverarbeitung
Nach diesen Vorbereitungen können Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen: der Erstellung der Inhalte. Alle visuellen Eigenschaften des Textes (Schriftgröße, Schriftfarbe, Abstände, Absätze usw.) sollten in Formatvorlagen organisiert werden. Vermeiden Sie die Positionierung von Text mit Hilfe von Leerzeichen und Leerzeilen. Sie können Ihr Dokument auf vorhandene Leerzeichen und Zeilen überprüfen, indem Sie die Formatierungszeichen einblenden (Abbildung 4).
Vermeiden Sie in Ihrem Dokument manuelle oder automatische Silbentrennungen. Bei der Konvertierung in das PDF-Format werden diese meist nicht korrekt umgesetzt. Wählen Sie daher bei den Silbentrennungsoptionen „keine“. Außerdem sollten Sie bei mehrspaltigen Dokumenten immer die dafür vorgesehene Word-Funktion verwenden und nicht z.B. rahmenlose Tabellen.
Wenn ein separates Textfeld (Freiform) zur Hervorhebung von Informationen verwendet wird, steht dieses in der Regel in einem visuellen Zusammenhang mit dem angrenzenden Text oder Bild. Damit diese Beziehung auch strukturell dargestellt wird, muss der entsprechende „Anker“ an der richtigen Stelle gesetzt werden. Ziehen Sie dazu das Ankersymbol, das beim Markieren der Textbox erscheint, auf den Absatz, zu dem die Textbox gehört. Der Inhalt des Textfeldes steht dann in der Lesereihenfolge hinter dem Text dieses Absatzes.
Bitte beachten Sie, dass der Rahmen des Textfeldes bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument als Bildelement erkannt wird und Sie daher das Textfeld mit einem Alternativtext versehen sollten. Achten Sie auch darauf, dass bei allen Abbildungen der Anker an der richtigen Position gesetzt ist oder die Zeilenumbruchsoption „Mit Text in Zeile“ gewählt ist, damit die Lesereihenfolge der Elemente bei der Konvertierung nach PDF der optischen Lesereihenfolge entspricht.
Bilder
Mit Office auf Barrierefreiheit prüfen
Bevor ein Word-Dokument nach PDF exportiert wird und anschließend aufwändige Verbesserungen am PDF-Dokument vorgenommen werden müssen, lohnt es sich, vor dem Export eine Office-interne Prüfung auf Zugänglichkeitsprobleme durchführen zu lassen. In Office behobene Probleme bedeuten jedoch nicht, dass im exportierten PDF-Dokument keine Probleme mehr vorhanden sind.
Seit Office 2010 ist in allen Office-Anwendungen eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit verfügbar. Seit Word 2019 gibt es dafür einen Menüeintrag auf der Registerkarte „Prüfen“ im Menüband. Bei älteren Versionen wird die Prüfung über die Dateiinformationen gestartet. In der rechten Seitenleiste öffnet sich dann die Symbolleiste Barrierefreiheit. Im oberen Teil der Symbolleiste befindet sich eine Liste von Fehlern und Warnungen, die nach Typ gruppiert sind. Durch Anklicken eines Fehlers oder einer Warnung wird das betroffene Element sofort ausgewählt, so dass es nicht erst gesucht werden muss. Unterhalb der Liste befindet sich ein Bereich, der nähere Informationen zum ausgewählten Fehler enthält. Hier finden Sie auch die Gründe für die Notwendigkeit der Korrektur und Hinweise, wie Sie den Fehler beheben können.
PDF-Dokument erstellen
Nun müssen Sie Ihr Dokument nur noch als PDF exportieren (Abbildung 5). Wir raten davon ab, einen PDF-Drucker zu verwenden, da dieser die logische Struktur nicht mit exportiert.
können der Dateiname, der Dateityp und der Speicherort für die endgültige Veröffentlichung festgelegt werden. Alternativ zu den oben beschriebenen Schritten können Sie diesen Dialog auch über die Taste F12 öffnen, müssen dann aber als Dateityp PDF auswählen. Über die Schaltfläche Optionen im Dialog können Einstellungen für den PDF-Export vorgenommen werden. Stellen Sie die folgenden Optionen ein. Bestätigen Sie diese anschließend über die Schaltfläche Ok und speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche Veröffentlichen.
- Option „Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften“: Alle Überschriften werden in Lesezeichen umgewandelt, sofern Sie mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.
- Option „Dokumenteigenschaften“: fügt dem PDF Informationen hinzu, wie z.B. den Titel des Dokuments.
- Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“: Alle Strukturinformationen werden in das PDF übernommen.
- Deaktivieren Sie „Text als Bitmap speichern […]“. Dies würde dazu führen, dass Textinhalte als Bildinformationen gespeichert werden und somit für nicht-visuelle Nutzende nicht mehr lesbar sind.
Barrierefreie PDFs aus LaTeX erzeugen
LaTeX ist für die Erstellung barrierefreier Dokumente derzeit leider eher ungeeignet und sollte vermieden werden. In der Vergangenheit eingeführte Pakete wie accessibility (https://ctan.org/pkg/accessibility) oder axessibility (https://ctan.org/pkg/axessibility) sind nicht ausgereift und werden auch nicht mehr gepflegt.
Es gibt ein neues experimentelles Paket namens tagpdf (https://ctan.org/pkg/tagpdf), das Werkzeuge zum Experimentieren mit Tagging und Barrierefreiheit unter Verwendung von pdfLaTeX und LuaTeX bietet. Es funktioniert teilweise für einfache Dokumente, die sich auf Standardklassen, Standardbefehle und bereits unterstützte Pakete beschränken. Je komplizierter das Dokument ist und je mehr externe Pakete es enthält, desto wahrscheinlicher werden Probleme. Dementsprechend ist tagpdf derzeit noch nicht in die Templates der FAU University Press integriert, wir konnten es noch nicht fehlerfrei zum Laufen bringen.
Es gibt zwar einige Webseiten, die allgemeine Empfehlungen und Tipps zur Barrierefreiheit in LaTeX außerhalb spezieller Barrierefreiheitspakete geben, diese sind jedoch meist veraltet. Eine noch relativ aktuelle Quelle ist der Blog „LaTeX and Accessibility“ von Lewis Forbes (https://blogs.ed.ac.uk/isintern/2023/08/15/lewis-forbes-latex-and-accessibility/). Hier wird teilweise auch beschrieben, was nicht mehr funktioniert, z.B. Alternativtexte über das oben genannte Accessibility-Paket. Laut Lewis Forbes kann man Alternativtexte derzeit noch über diese beiden Wege hinterlegen:
- „Using a parameter on caption \caption[alt text]{caption text} […]. This should be used when \includegraphics{} is used within a \figure{} environment.
- Using \pdftooltip{} from the pdfcomment interface successfully added tooltips with user-specified text to the document, which Ally recognized as alt text. This should be used when \includegraphics{} is being used with no \caption{}. For example, I used it in a \subfloat{} environment.“
In einem Beispiel in Anlehnung an DOI: 10.1090/noti2606 Seite 70 könnte die letztgenannte Vorgehensweise so aussehen, dass ein Quadrat gezeichnet und mit Alternativtext versehen wird:
\usepackage{pdfcomment}
\pdftooltip{
\begin{tikzpicture}
\draw (0,0) — (1,0) — (1,1) — (0, 1) — (0, 0);
\end{tikzpicture}
}{Here is a square rectangle with black lines, without colored filling.}
Der Titel und die Sprache eines PDF-Dokuments können durch die folgenden Zeilen in der Präambel des Dokuments angegeben werden:
\usepackage{hyperref}
\hypersetup{pdftitle={Document Name}, pdflang={en-GB}}
Generell gilt jedoch die eingangs erwähnte Empfehlung: Wenn Sie ein möglichst barrierefreies PDF wünschen, verwenden Sie bitte Word und die hier genannten Word-Empfehlungen zur Erstellung Ihres Manuskripts oder planen Sie bei LaTeX-Dokumenten ein, einen Dienstleister mit der nachträglichen Aufbereitung zu beauftragen.
Unterstützung durch SciFlow Publish und OS-APS bzw. OS-APS_STEMO
Im Projekt „Ausbau der Open Source Academic Publishing Suite für komplexe STEM-Publikationen und optimierte Online-Darstellungen“ wird die digitale Barrierefreiheit an mehreren Stellen unterstützt.
So werden in OS-APS (https://os-aps.de/) und SciFlow Publish zukünftig Funktionalitäten zur Überprüfung der Barrierefreiheit integriert und der geplante JATS-/BITS-Reader soll gängige Screenreader unterstützen, so dass die Inhalte für Blinde und Sehbehinderte ohne Konvertierung auf nahezu jedem Gerät zugänglich sind.
Mit OS-APS können Sie aus Ihren Manuskripten bereits jetzt HTML-Dateien erzeugen. Das HTML-E-Book können Sie dann mit den Prüftools (siehe unten) oder dem Web Accessibility Checker kontrollieren und anschließend optimieren. XML-Exporte sind mit OS-APS ebenfalls möglich. Mit Hilfe von Tools wie Calibre (https://calibre-ebook.com/) wäre es zudem möglich, aus der HTML- oder XML-Datei ein EPUB-E-Book zu generieren.
FAU University Press hat auch eine Testversion der kommerziellen Software SciFlow Publish lizenziert, mit der EPUB-Dateien direkt erzeugt werden können. Nehmen Sie am Beta-Test von SciFlow Publish teil: https://www.university-press.fau.de/publizieren/betatest-der-open-source-academic-publishing-suite-os-aps-und-sciflow-publish/.
Prüftools
Um Missverständnissen vorzubeugen: Dateien, die von den Testwerkzeugen als barrierefrei eingestuft werden, entsprechen in der Regel nur den zugrundeliegenden technischen Standards (zum Beispiel ISO 14289 (PDF/UA) oder W3C Accessibility Standards wie WCAG). In der Praxis können sie z.B. durch schlechte Alternativtexte für blinde Menschen dennoch unbrauchbar sein. Barrierefreiheit muss sich daher an der tatsächlichen Nutzbarkeit für Menschen mit Behinderungen orientieren. Siehe z.B. den Abschnitt „Merkmale guter Bildbeschreibungen“ unter „Von Word zu barrierefreien PDFs“.
Für barrierefreie PDFs
Hilfe zur Behebung von Fehlern, die mit den folgenden Testwerkzeugen gefunden wurden, finden Sie auf der Seite „Barrierefreies Webdesign“. (https://www.barrierefreies-webdesign.de/knowhow/pdf-ua/). Dazu fügen Sie einfach die Fehlermeldung in den Suchschlitz ein und folgen der Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Adobe Acrobat Pro.
Es empfiehlt sich auch, die Lesereihenfolge des PDFs intellektuell zu überprüfen – entweder, indem man sie sich in Adobe Acrobat Pro anzeigen lässt („Reihenfolge“ in der Auswahlspalte links), oder indem man sich das Dokument mit Hilfe der Sprachausgabe von Adobe Acrobat oder eines frei verfügbaren Screenreaders wie NVDA (https://nvda.bhvd.de/) vorlesen lässt.
Für barrierefreie EPUBs
Für barrierefreie HTML-E-Books
Eine umfassende Liste von Web Accessibility Evaluation Tools findet sich auf der Seite der W3C Web Accessibility Initiative (WAI): https://www.w3.org/WAI/test-evaluate/tools/list/. Die Seite „Selecting Web Accessibility Evaluation Tools“ (https://www.w3.org/WAI/test-evaluate/tools/selecting/) bietet eine kurze Anleitung zur Auswahl eines geeigneten Tools.. Für ein browserbasiertes, kostenloses Tool siehe nachfolgendes WAVE Web Accessibility Evaluation Tool: