Wegweiser Barrierefreiheit: Leitfaden zur Erstellung von Inhalten für Blinde bzw. Sehbeeinträchtigte

It is an ethical and legal obligation to provide accessible content to blind and visually impaired people. The following information is intended for our authors, editors, contributors to book projects, and anyone interested in learning more about accessible publishing.

There are three dimensions to accessibility: the content, special layout and structural elements (such as tables, images, diagrams, formula environments), and the technical format such as Portable Document Format (PDF) or Electronic Publication Format (EPUB).

It is especially important to use the standard features of your word processing program for all semantic or highlighted content, layout, and structural elements. In Word, for example, use the appropriate styles "Heading 1", "Heading 2", etc. for headings instead of manually setting the font to "large and bold". This is the only way that blind people, for example, can use a screen reader to quickly jump from chapter to chapter and use these structural elements for orientation.

Alternative text is required for all images, diagrams, and formulas for the blind. These must be true descriptions of the content to be seen, not just repetitions of the image caption. Colorblindness must also be considered. Please do not use charts that can only be interpreted by the selected colors, and do not use additional patterns or display variations such as dotted lines, dashed lines, or the like. Avoid complex or nested tables, as these are often difficult for screen readers to read clearly.

In terms of technical format, PDF is the least accessible because a lot of information can be lost when converting from Word. For example, the correct reading order for screen readers or structural markers such as section breaks. In addition, making PDFs accessible in accordance with standards such as ISO 14289-1 and WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) requires a great deal of work.

This cannot be done by FAU University Press, so please refer to service providers (see below). The Hypertext Markup Language (HTML) or Electronic Publication (EPUB) formats are more suitable. We would like to invite you to participate in the beta test of the Open Source Academic Publishing Suite (OS-APS) and SciFlow Publish: https://www.university-press.fau.de/en/publizieren/betatest-der-open-source-academic-publishing-suite-os-aps-und-sciflow-publish/. This will allow you to create dynamic formats.

Below you will find tips on how to make the final formats accessible, or at least as accessible as possible, or how to support this with simple measures or service providers.

External service providers

If the steps described below for preparing and creating accessible documents are too time-consuming for you, but you still want to ensure the digital accessibility of your planned eBook, you can hire a service provider of your choice. They will take on the task of creating an accessible PDF.

Please use the FAU University Press Book Submission Form to let us know at the beginning of the book project if you prefer a specific service provider. Otherwise, we usually work with one of the following two vendors.

Especially if you have or can apply for third-party funding for the book, we strongly recommend this option, as more and more third-party funders support digital accessibility and open access to research results.

Below are examples of two trusted partners. Of course, we can respond to your wishes and requests and commission others.

Amnet Accessibility Services

Amnet is a service provider in almost all areas of digital publishing. Because certain accessibility requirements are increasingly beyond the capacity of smaller publishers such as FAU University Press, Amnet offers services that include accessible metadata generation, semantic structuring, table tagging, MathML generation, content accessibility, and even writing alt text descriptions. Amnet can prepare your e-book as an accessible PDF in accordance with the most important standards and checking tools, and can also deliver accessible EPUB files.

The costs vary depending on the effort. As a guideline, it would have cost about 200€ to buy volume 427 of FAU Studien aus dem Maschinenbau (https://doi.org/10.25593/978-3-96147-667-1) via Amnet according to WCAG standards. And just under €150 to also create an accessible EPUB file from the PDF. The book had 210 pages. Please do not take these amounts as a flat rate for similar documents; more pages, poorer preparation, or more complex content will increase the price.
BBSB e.V. BIT-Zentrum

According to the ISO standard PDF/UA and the BITV 2.0 (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung), the Beratungs-, Informations- und Textservice (BIT) of the Bayerischer Blinden- und Sehbehindertenverband (BBSB) can convert your publications into accessible formats for the blind and partially sighted. After completion and thorough testing with the latest version of the PAC (PDF Accessibility Checker) and blind IT experts, you will receive your accessible PDF back.

In addition to the PDF versions, the books are also available in Braille, large print and audio formats. The price list can be found at https://www.bit-zentrum.bbsb.org/unser-angebot/individueller-textservice/ (in German only). Non-accessible PDF documents are charged at $74.00 per hour of work.

It would have taken about 7 hours to complete the above mentioned volume 427 of the FAU Studien aus dem Maschinenbau (https://doi.org/10.25593/978-3-96147-667-1). Please do not take this as a flat rate for similar documents. Since each file is structured differently, the BIT Zentrum must examine each document in detail before a realistic quote can be provided.

From Word to accessible PDFs

The following guide with images is largely based on Müller, Emma; Voegler, Jens (2020): Barrierefreie Dokumente – Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente mit Word. Technische Universität Dresden. Available online at https://nbn-resolving.org/urn:nbn:de:bsz:14-qucosa2-739676. Content is licensed under the CC BY-NC-SA 4.0 License. Truncations and changes have been made. Unless otherwise noted, changes are also licensed under CC BY-NC-SA 4.0. If you prefer a video, we recommend "From Word to PDF" by the Publications Office of the European Union (https://www.youtube.com/watch?v=9n-insewE10, in English).

This section provides specific instructions for converting your Word document into an accessible PDF. The instructions include the main steps you should follow when creating an accessible document: Setting document properties, performing text editing and image description, creating the PDF document, and finally checking it.

Following the guidelines does not automatically guarantee an accessible PDF document. Further specific checks are required, e.g. with the PDF Accessibility Checker (see also Checking tools below).

This guide refers to Word on Windows. There are some differences for Word on MacOS that can be found in the original document referenced above.

Activate accessibility check

Since Office 2010, a built-in accessibility checker has been available in all Office applications. As of Word 2019, there is an Accessibility Check menu item on the Check ribbon. If you keep the Accessibility Check window open after you turn on the accessibility check, you can see any accessibility issues in real time as you write.

You can also run the accessibility check later as a separate step before exporting the PDF. For more information, see "Accessibility check with Office" below.

Default Templates

Jedes Dokument verfügt über Standardformatvorlagen für die einzelnen Textelemente. In der Gruppierung Formatvorlagen des Menübands befindet sich die Liste der Schnellformatvorlagen, die einen Teil aller verfügbaren Formatvorlagen enthält. Wenn Sie die Symbolleiste und die Optionen für den Formatvorlagenbereich öffnen (Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen: alle), wird eine Liste aller im Dokument verfügbaren Formatvorlagen angezeigt. Um eine Formatvorlage auf einen Textabschnitt oder eine Überschrift anzuwenden, markieren Sie den entsprechenden Text und wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus.

Dokumenteigenschaften

Dokumententitel

Wenn Ihr Dokument einen Titel hat, erscheint dieser später als Fenstertitel Ihres PDF-Dokuments. Personen, die auf Sprachausgabe angewiesen sind, bekommen den Fenstertitel vorgelesen und wissen so, um welches Dokument es sich handelt. Abbildung 1 und Abbildung 2 zeigen die Vorgehensweise.

Geben Sie alle Metainformationen zum Dokument ein. Neben dem Titel können Sie weitere Informationen hinzufügen, die das Dokument näher beschreiben. Wichtig für die Zugänglichkeit ist jedoch in erster Linie der Titel.

Abbildung 1 Position der Registerkarte Datei im Menüband unter Windows

Abbildung 2 Titel in den Dokumenteneigenschaften setzen unter Windows
Dokumentsprache

Jedes Word-Dokument hat eine Grundsprache, in der es geschrieben ist. Diese Eigenschaft ist besonders wichtig für Personen, die eine Sprachausgabe verwenden. In Word kann die Sprache des Dokuments über die Statusleiste geändert werden (siehe Abbildung 3).

Wenn Ihr Dokument Abschnitte oder einzelne Wörter enthält, die von der festgelegten Grundsprache abweichen, sollten Sie für diese die Sprache ändern, da sie sonst von der Sprachausgabe nicht korrekt wiedergegeben werden können Markieren Sie dazu den gewünschten Text und gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Abbildung 3 Spracheinstellung in der Statusleiste

Textverarbeitung

Nach diesen Vorbereitungen können Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen: der Erstellung der Inhalte. Alle visuellen Eigenschaften des Textes (Schriftgröße, Schriftfarbe, Abstände, Absätze usw.) sollten in Formatvorlagen organisiert werden. Vermeiden Sie die Positionierung von Text mit Hilfe von Leerzeichen und Leerzeilen. Sie können Ihr Dokument auf vorhandene Leerzeichen und Zeilen überprüfen, indem Sie die Formatierungszeichen einblenden (Abbildung 4).

Abbildung 4 Formatierungszeichen ein-/ausblenden

Vermeiden Sie in Ihrem Dokument manuelle oder automatische Silbentrennungen. Bei der Konvertierung in das PDF-Format werden diese meist nicht korrekt umgesetzt. Wählen Sie daher bei den Silbentrennungsoptionen „keine“. Außerdem sollten Sie bei mehrspaltigen Dokumenten immer die dafür vorgesehene Word-Funktion verwenden und nicht z.B. rahmenlose Tabellen.

Wenn ein separates Textfeld (Freiform) zur Hervorhebung von Informationen verwendet wird, steht dieses in der Regel in einem visuellen Zusammenhang mit dem angrenzenden Text oder Bild. Damit diese Beziehung auch strukturell dargestellt wird, muss der entsprechende „Anker“ an der richtigen Stelle gesetzt werden. Ziehen Sie dazu das Ankersymbol, das beim Markieren der Textbox erscheint, auf den Absatz, zu dem die Textbox gehört. Der Inhalt des Textfeldes steht dann in der Lesereihenfolge hinter dem Text dieses Absatzes.

Bitte beachten Sie, dass der Rahmen des Textfeldes bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument als Bildelement erkannt wird und Sie daher das Textfeld mit einem Alternativtext versehen sollten. Achten Sie auch darauf, dass bei allen Abbildungen der Anker an der richtigen Position gesetzt ist oder die Zeilenumbruchsoption „Mit Text in Zeile“ gewählt ist, damit die Lesereihenfolge der Elemente bei der Konvertierung nach PDF der optischen Lesereihenfolge entspricht.

Absätze

Einfache Textabschnitte in Ihrem Dokument sollten als solche formatiert werden. Die entsprechende Formatvorlage heißt in der Regel Standard.

Je nachdem, wie Ihr Dokument gestaltet werden soll, können verschiedene Varianten der Vorlage erstellt werden. FAU University Press verwendet beispielsweise die beiden Varianten „FUP Fließtext Standard“ und „FUP Fließtext mit Einzug“.
Überschriften

Überschriften sind die wichtigsten Navigations- und Orientierungselemente für blinde Menschen, um Inhalte strukturiert lesen zu können. Word ermöglicht in diesem Bereich eine gute Konvertierung nach PDF. Überschriften sind bereits in den Standardformaten definiert und können wie normale Formatvorlagen verwendet werden.

FAU University Press hat diese zum Teil namentlich angepasst; sie heißen dann „FUP Überschrift 1“, „FUP Überschrift 2“ und so weiter. Überprüfen Sie in der Gliederungsansicht, ob Sie die Überschriften richtig verwendet haben und ob die Hierarchie der Überschriftenebenen korrekt ist.
Nummerierungen und Aufzählungen

Um Listen zu erstellen, verwenden Sie die vordefinierten Listenformate von Word. Sie finden die Listenvorlagen auf der Registerkarte Start in der Gruppierung Absatz.

Das sichtbare Aufzählungssymbol wird von Screenreadern für Blinde oft nicht vorgelesen. Das Aufzählungszeichen selbst sollte daher keine inhaltliche Bedeutung haben. Zum Beispiel: Die Darstellung einer Positiv-Negativ-Liste durch Plus- und Minuszeichen ist ungeeignet. Solche Zusatzinformationen sollten aus dem Text hervorgehen.
Links und Querverweise

Links oder Querverweise im Dokument müssen aktive Links sein. Im Quelldokument können solche aktiven Elemente mit Strg + Klick aktiviert werden und führen so zum referenzierten Element. Setzen Sie bei Querverweisen über QuickInfo… den Alternativtext des Hyperlinks, z.B. den Titel der Website oder eine kurze Beschreibung. Verwenden Sie keine allgemeinen Ausdrücke oder Formulierungen wie „Hyperlink“ oder „hier klicken“.
Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnisse haben analog zu Überschriften die Funktion, Übersicht, Orientierung und Navigation zu ermöglichen. Mit Word können Sie automatisch Inhaltsverzeichnisse erstellen, die bei der Konvertierung nach PDF eine aktive Navigation ähnlich einer Liste ermöglichen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie, wie in diesem Handbuch beschrieben, Überschriften mit Hilfe von Formatvorlagen erstellt haben. Navigieren Sie zunächst an die Stelle im Dokument, an der das Inhaltsverzeichnis platziert werden soll. Über den Reiter Verweise können Sie nun ein Inhaltsverzeichnis einfügen.

Inhaltsverzeichnisse sind aktive Links. Das heißt, sie verweisen auf eine konkrete Textstelle. Inhaltsverzeichnisse sind aktiv, weil Sie einen Eintrag auswählen können, um an die gewünschte Stelle im Dokument zu springen. Vor der Veröffentlichung sollten Sie überprüfen, ob alle aktiven Verweise korrekt funktionieren. Es ist daher wichtig, die erstellten Verzeichnisse stets auf dem neuesten Stand zu halten und zu aktualisieren.
Tabellen

Wenn das Dokument Tabellen enthält, ist besonders darauf zu achten, dass diese logisch aufgebaut sind, damit sie von Blinden gelesen und verstanden werden können: Im einfachsten Fall navigieren sie über die Tastatur von Zelle zu Zelle und lassen sich den Inhalt vorlesen. Dabei können sie erkennen, welche Zellen Überschriftenzellen sind und somit verstehen, was die einzelnen Informationen in den Zellen bedeuten – vorausgesetzt, die Tabelle hat die notwendige Struktur und ist nicht ausschließlich visuell in Tabellenform gebracht worden.

Auf Pseudotabellen, die durch Tabulatoren und Leerzeichen in Word simuliert werden, ist unbedingt zu verzichten. Die einzige zuverlässige Methode zur Erstellung von Tabellen in Word ist die Verwendung des Tabellenwerkzeugs von Word.

Sie müssen immer die Kopfzeile oder die erste Spalte der Tabelle als Überschrift kennzeichnen. An dieser Stelle legen Sie also fest, ob Ihre Tabelle eine Kopfzeile (Kopfzeile) oder eine erste Spalte (Erste Spalte) hat, auch eine Kombination von beiden ist möglich. Eine mehrseitige Tabelle wird von Word bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument als mehrere Tabellen erkannt. Sie müssen daher sicherstellen, dass sich die Kopfzeile auf jeder Seite wiederholt. Aktivieren Sie dazu im Fenster Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Zeile die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen.

Bitte beachten: Komplexe, mehrdimensionale und verschachtelte Tabellen sind für blinde Menschen schwer oder gar nicht lesbar. Wenn möglich, sollten komplexe Tabellen in mehrere einfache Tabellen aufgeteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Alternativ sollte eine aussagekräftige Beschreibung der Tabelle in den Alternativtext eingefügt werden.

Bilder

Ausreichender Farbkontrast

Wenn Sie Abbildungen oder Diagramme selbst erstellen, achten Sie auf ausreichenden Farbkontrast (z. B. bei Text auf farbigem Hintergrund) und berücksichtigen Sie, dass manche Menschen Schwierigkeiten haben, verschiedene Farben zu erkennen (z. B. Rot-Grün-Blindheit). Ein Werkzeug, das Ihnen dabei helfen kann, ist der ColorBrewer (https://colorbrewer2.org), mit dem Sie geeignete Farbkombinationen auswählen können.
Merkmale guter Bildbeschreibungen
Bei Bildern und Grafiken ist zu beachten, dass diese eine aussagekräftige Alternativbeschreibung benötigen, um auch für blinde Menschen zugänglich zu sein. Eine gute Bildbeschreibung sollte folgende Merkmale aufweisen:

Objektivität (keine eigene Interpretation)

Verständlichkeit (unter Berücksichtigung der Zielgruppe)

Sinnhaftigkeit (die Beschreibung muss innerhalb und außerhalb des Kontextes einen Sinn ergeben)

Eindeutigkeit und Beachtung fachdidaktischer Erkenntnisse

Effizienz (Informationen vollständig, aber so kurz und prägnant wie möglich halten)

Die Bildbeschreibung sollte entsprechend der Art der Grafik konsistent und in einer strengen Reihenfolge strukturiert sein. Dabei ist der interne Lesefluss der Grafik zu berücksichtigen. Es wird empfohlen, die Beschreibung vom Groben und Allgemeinen zum Feinen und Speziellen aufzubauen. Eine Bildbeschreibung sollte es den nicht-visuellen Lesenden ermöglichen, alle Informationen zu erhalten, die für den Zweck der Grafik erforderlich sind. Folgende Informationen sollten je nach Kontext und Zweck des Bildes in die Beschreibung aufgenommen werden:

Absicht/Zweck des Bildes

dargestellte Situation oder Ort

Objekte, Gebäude, Menschen

Emotionen, Atmosphäre

Was passiert im Bild?

Farben (in Diagrammen ist die Beschreibung der visuellen Attribute jedoch nur dann erforderlich, wenn sie zusätzliche Informationen liefern)

Fügen Sie nur Informationen ein, die nicht auf andere Weise zugänglich sind, z.B. sollten Sie nicht einfach die Bildunterschrift wiederholen. Der Routledge Verlag bietet seinen Autorinnen und Autoren sehr anschauliche Beispiele für geeignete Alternativtexte: https://www.routledge.com/our-customers/authors/publishing-guidelines/accessible-content.
Alternativtexte für Bilder in Word definieren
Ab Word 2019 gibt es die Symbolleiste Alternativtext, mit der eine alternative Beschreibung zu einem Bild hinzugefügt werden kann. Diese kann über das Kontextmenü (z.B. durch einen Rechtsklick auf das Bild) geöffnet werden. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung des Inhalts ein. Schmuckgrafiken, die keine inhaltlich relevanten Informationen liefern, können an dieser Stelle auch als dekorativ gekennzeichnet werden. In diesem Fall werden sie von assistiven Technologien ignoriert. Seit Word 2019 gibt es auch die Möglichkeit, für Bilder automatisch einen Alternativtext zu generieren (Funktion: Beschreibung für mich generieren). Derzeit sind diese Alternativtexte jedoch nicht sehr aussagekräftig, weshalb von der Nutzung dieser Funktion abgeraten wird. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf SmartArts. Word erzeugt in der aktuellen Version bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument aus einer SmartArt mehrere Bilder und übernimmt die an der SmartArt gesetzten Alternativtexte nicht. Speichern Sie die SmartArt als Bild ab und fügen Sie dieses stattdessen in das Dokument ein. Diagramme sollten Sie ebenfalls als Bild einfügen, da bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument nicht alle Diagrammelemente korrekt beschriftet werden. Bei der Beschreibung der Diagramme sollte folgende Struktur eingehalten werden:

Überblick: Titel, Diagrammtyp, allgemeiner Inhalt, Besonderheiten wie die Ausrichtung;

Achsen: Anordnung, Beschriftung, Einheit, Skala (Wertebereich, Intervalle), Achsenschnittpunkte;

Daten, je nach Diagrammtyp zum Beispiel: Anzahl der Datenreihen, Name und Anordnung der Daten, Beschreibung von groben Verläufen, konkrete Datenwerte (tabellarisch, wenn möglich).

Je nach Zweck des Diagramms und der Beschreibung können auch subjektive Aussagen zum Inhalt des Diagramms in die Diagrammbeschreibung aufgenommen werden. Diese sind jedoch als Interpretation bzw. eigene Interpretation zu kennzeichnen.
Dekorative Bilder (Schmuckgrafiken)

Mit Office auf Barrierefreiheit prüfen

Bevor ein Word-Dokument nach PDF exportiert wird und anschließend aufwändige Verbesserungen am PDF-Dokument vorgenommen werden müssen, lohnt es sich, vor dem Export eine Office-interne Prüfung auf Zugänglichkeitsprobleme durchführen zu lassen. In Office behobene Probleme bedeuten jedoch nicht, dass im exportierten PDF-Dokument keine Probleme mehr vorhanden sind.

Seit Office 2010 ist in allen Office-Anwendungen eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit verfügbar. Seit Word 2019 gibt es dafür einen Menüeintrag auf der Registerkarte „Prüfen“ im Menüband. Bei älteren Versionen wird die Prüfung über die Dateiinformationen gestartet. In der rechten Seitenleiste öffnet sich dann die Symbolleiste Barrierefreiheit. Im oberen Teil der Symbolleiste befindet sich eine Liste von Fehlern und Warnungen, die nach Typ gruppiert sind. Durch Anklicken eines Fehlers oder einer Warnung wird das betroffene Element sofort ausgewählt, so dass es nicht erst gesucht werden muss. Unterhalb der Liste befindet sich ein Bereich, der nähere Informationen zum ausgewählten Fehler enthält. Hier finden Sie auch die Gründe für die Notwendigkeit der Korrektur und Hinweise, wie Sie den Fehler beheben können.

PDF-Dokument erstellen

Nun müssen Sie Ihr Dokument nur noch als PDF exportieren (Abbildung 5). Wir raten davon ab, einen PDF-Drucker zu verwenden, da dieser die logische Struktur nicht mit exportiert.

Abbildung 5 Exportansicht von Word unter Windows — Abbildung 5 Exportansicht in Word unter Windows

können der Dateiname, der Dateityp und der Speicherort für die endgültige Veröffentlichung festgelegt werden. Alternativ zu den oben beschriebenen Schritten können Sie diesen Dialog auch über die Taste F12 öffnen, müssen dann aber als Dateityp PDF auswählen. Über die Schaltfläche Optionen im Dialog können Einstellungen für den PDF-Export vorgenommen werden. Stellen Sie die folgenden Optionen ein. Bestätigen Sie diese anschließend über die Schaltfläche Ok und speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche Veröffentlichen.

Option „Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften“: Alle Überschriften werden in Lesezeichen umgewandelt, sofern Sie mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.
Option „Dokumenteigenschaften“: fügt dem PDF Informationen hinzu, wie z.B. den Titel des Dokuments.
Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“: Alle Strukturinformationen werden in das PDF übernommen.
Deaktivieren Sie „Text als Bitmap speichern […]“. Dies würde dazu führen, dass Textinhalte als Bildinformationen gespeichert werden und somit für nicht-visuelle Nutzende nicht mehr lesbar sind.

Barrierefreie PDFs aus LaTeX erzeugen

LaTeX ist für die Erstellung barrierefreier Dokumente derzeit leider eher ungeeignet und sollte vermieden werden. In der Vergangenheit eingeführte Pakete wie accessibility (https://ctan.org/pkg/accessibility) oder axessibility (https://ctan.org/pkg/axessibility) sind nicht ausgereift und werden auch nicht mehr gepflegt.

Es gibt ein neues experimentelles Paket namens tagpdf (https://ctan.org/pkg/tagpdf), das Werkzeuge zum Experimentieren mit Tagging und Barrierefreiheit unter Verwendung von pdfLaTeX und LuaTeX bietet. Es funktioniert teilweise für einfache Dokumente, die sich auf Standardklassen, Standardbefehle und bereits unterstützte Pakete beschränken. Je komplizierter das Dokument ist und je mehr externe Pakete es enthält, desto wahrscheinlicher werden Probleme. Dementsprechend ist tagpdf derzeit noch nicht in die Templates der FAU University Press integriert, wir konnten es noch nicht fehlerfrei zum Laufen bringen.

Es gibt zwar einige Webseiten, die allgemeine Empfehlungen und Tipps zur Barrierefreiheit in LaTeX außerhalb spezieller Barrierefreiheitspakete geben, diese sind jedoch meist veraltet. Eine noch relativ aktuelle Quelle ist der Blog „LaTeX and Accessibility“ von Lewis Forbes (https://blogs.ed.ac.uk/isintern/2023/08/15/lewis-forbes-latex-and-accessibility/). Hier wird teilweise auch beschrieben, was nicht mehr funktioniert, z.B. Alternativtexte über das oben genannte Accessibility-Paket. Laut Lewis Forbes kann man Alternativtexte derzeit noch über diese beiden Wege hinterlegen:

„Using a parameter on caption \caption[alt text]{caption text} […]. This should be used when \includegraphics{} is used within a \figure{} environment.
Using \pdftooltip{} from the pdfcomment interface successfully added tooltips with user-specified text to the document, which Ally recognized as alt text. This should be used when \includegraphics{} is being used with no \caption{}. For example, I used it in a \subfloat{} environment.“

In einem Beispiel in Anlehnung an DOI: 10.1090/noti2606 Seite 70 könnte die letztgenannte Vorgehensweise so aussehen, dass ein Quadrat gezeichnet und mit Alternativtext versehen wird:

\usepackage{pdfcomment}

\pdftooltip{

\begin{tikzpicture}

\draw (0,0) — (1,0) — (1,1) — (0, 1) — (0, 0);

\end{tikzpicture}

}{Here is a square rectangle with black lines, without colored filling.}

Der Titel und die Sprache eines PDF-Dokuments können durch die folgenden Zeilen in der Präambel des Dokuments angegeben werden:

\usepackage{hyperref}

\hypersetup{pdftitle={Document Name}, pdflang={en-GB}}

Generell gilt jedoch die eingangs erwähnte Empfehlung: Wenn Sie ein möglichst barrierefreies PDF wünschen, verwenden Sie bitte Word und die hier genannten Word-Empfehlungen zur Erstellung Ihres Manuskripts oder planen Sie bei LaTeX-Dokumenten ein, einen Dienstleister mit der nachträglichen Aufbereitung zu beauftragen.

Unterstützung durch SciFlow Publish und OS-APS bzw. OS-APS_STEMO

Im Projekt „Ausbau der Open Source Academic Publishing Suite für komplexe STEM-Publikationen und optimierte Online-Darstellungen“ wird die digitale Barrierefreiheit an mehreren Stellen unterstützt.

So werden in OS-APS (https://os-aps.de/en/) und SciFlow Publish zukünftig Funktionalitäten zur Überprüfung der Barrierefreiheit integriert und der geplante JATS-/BITS-Reader soll gängige Screenreader unterstützen, so dass die Inhalte für Blinde und Sehbehinderte ohne Konvertierung auf nahezu jedem Gerät zugänglich sind.

Mit OS-APS können Sie aus Ihren Manuskripten bereits jetzt HTML-Dateien erzeugen. Das HTML-E-Book können Sie dann mit den Prüftools (siehe unten) oder dem Web Accessibility Checker kontrollieren und anschließend optimieren. XML-Exporte sind mit OS-APS ebenfalls möglich. Mit Hilfe von Tools wie Calibre (https://calibre-ebook.com/) wäre es zudem möglich, aus der HTML- oder XML-Datei ein EPUB-E-Book zu generieren.

FAU University Press hat auch eine Testversion der kommerziellen Software SciFlow Publish lizenziert, mit der EPUB-Dateien direkt erzeugt werden können. Nehmen Sie am Beta-Test von SciFlow Publish teil: https://www.university-press.fau.de/en/publizieren/betatest-der-open-source-academic-publishing-suite-os-aps-und-sciflow-publish/.

Prüftools

Um Missverständnissen vorzubeugen: Dateien, die von den Testwerkzeugen als barrierefrei eingestuft werden, entsprechen in der Regel nur den zugrundeliegenden technischen Standards (zum Beispiel ISO 14289 (PDF/UA) oder W3C Accessibility Standards wie WCAG). In der Praxis können sie z.B. durch schlechte Alternativtexte für blinde Menschen dennoch unbrauchbar sein. Barrierefreiheit muss sich daher an der tatsächlichen Nutzbarkeit für Menschen mit Behinderungen orientieren. Siehe z.B. den Abschnitt „Merkmale guter Bildbeschreibungen“ unter „Von Word zu barrierefreien PDFs“.

Für barrierefreie PDFs

Hilfe zur Behebung von Fehlern, die mit den folgenden Testwerkzeugen gefunden wurden, finden Sie auf der Seite „Barrierefreies Webdesign“. (https://www.barrierefreies-webdesign.de/knowhow/pdf-ua/). Dazu fügen Sie einfach die Fehlermeldung in den Suchschlitz ein und folgen der Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Adobe Acrobat Pro.

Es empfiehlt sich auch, die Lesereihenfolge des PDFs intellektuell zu überprüfen – entweder, indem man sie sich in Adobe Acrobat Pro anzeigen lässt („Reihenfolge“ in der Auswahlspalte links), oder indem man sich das Dokument mit Hilfe der Sprachausgabe von Adobe Acrobat oder eines frei verfügbaren Screenreaders wie NVDA (https://nvda.bhvd.de/) vorlesen lässt.

PDF Accessibility Checker (PAC) 2024

Der PDF Accessibility Checker (PAC) ist ein unter Windows lauffähiges Programm zur Überprüfung der technischen Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten, das unter https://pac.pdf-accessibility.org/de/herunterladen heruntergeladen werden kann. Das Programm muss nicht installiert werden, sondern kann auch in Arbeitsumgebungen wie z.B. an der Universität ohne Administratorrechte gestartet und ausgeführt werden. Nach dem Öffnen des PDF-Dokuments in PAC werden in verschiedenen Reitern Prüfpunkte zur Qualität sowie zur PDF/UA- und WCAG-Konformität angezeigt, beispielsweise im Kontext von Alternativbeschreibungen, Metadaten, Strukturelementen oder Dokumenteinstellungen. Weitere Kurzanleitungen und Erläuterungen finden Sie unter https://pac.pdf-accessibility.org/de/ressourcen. Die Software wird vom Anbieter kostenlos zur Verfügung gestellt. Sie gilt daher als Freeware, ist aber nicht Open Source.
Commonlook PDF Validator

Der CommonLook PDF Validator ist ein kostenloses Tool, das über https://allyant.com/commonlook-accessibility-suite/cl-pdf-validator/ angefordert und als Plugin direkt in Adobe Acrobat integriert werden kann. Der Vorteil ist, dass das Plugin automatisch die Barrierefreiheit des Dokuments nach WGAC überprüft und kein Export in ein anderes Programm notwendig ist. Zusätzlich erhält man einen Zertifizierungsbericht als Nachweis, dass die Datei tatsächlich den Standards entspricht. Viele Probleme können direkt mit dem Plugin behoben werden.
PAVE

Eine weitere interessante Alternative, die nicht nur die Überprüfung von PDF-Dokumenten auf Barrierefreiheit, sondern auch die Bearbeitung der angezeigten Fehler und Warnungen ermöglicht, ist das Online-Tool PAVE (https://pave-pdf.org/). Derzeit ist das Tool mit Stand 2016 veraltet, eine neue Version sollte jedoch in Kürze verfügbar sein.

Die Anwendung läuft im Browser, ein Download ist nicht erforderlich. Mit PAVE können Metadaten wie Sprache und Titel des Dokuments ergänzt sowie die Lesereihenfolge der Tags überprüft und geändert werden. Leider ist die maximal zulässige Dateigröße auf 5 MB beschränkt, so dass das Tool nicht für umfangreiche oder bildreiche Dokumente geeignet ist. Publikationen der FAU University Press könnten daher bei einer Dateigröße über 5 MB z.B. mit Adobe Acrobat Pro in entsprechend kleine Teile zerlegt und nach der Bearbeitung in PAVE wieder zusammengefügt werden. Eine Videoanleitung zu PAVE finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=zV74gxcwQ58.

Angesichts des damit verbundenen Aufwands und der veralteten Technik von PAVE Stand 2016 ist das Verfahren derzeit eher als experimentell anzusehen und im Normalfall – zumindest derzeit – noch nicht zu empfehlen. Wir konnten aber bereits die neue Version testen und diese sieht sehr vielversprechend aus. Wir werden sie hier verlinken und behandeln, sobald sie online ist.
Checkliste "Barrierefreies PDF - Relevante Prüfschritte" des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels e.V.

Für barrierefreie EPUBs

Ace by DAISY

Ace ist ein unter https://daisy.org/activities/software/ace/ als Kommandozeilen- oder ausführbares Programm (für MacOS, Windows und Linux) herunterladbares Tool zur Überprüfung von EPUB-Dateien auf Einhaltung des W3C EPUB Accessibility Standards.
In verschiedenen Reitern werden Verstöße („Violations“) gegen den Standard je nach Schweregrad angezeigt, fehlende Metadaten, ein Vergleich der Überschriftenhierarchien mit der HTML-Struktur, um z.B. „Untitled BODY“ leichter entdecken zu können, und bei Bildern fehlende Attribute wie z.B. Alternativtexte.

Weitere Informationen finden Sie unter https://daisy.github.io/ace/ and https://daisy.github.io/ace/getting-started/ace-app/.
Born Accessible Content Checker (BACC) vom Deutschen Zentrum für barrierefreies Lesen (dzb lesen)

BACC ist ebenfalls ein Validierungstool für EPUB-Dateien nach dem W3C EPUB Accessibility Standard. Die Anwendung läuft im Browser (https://bacc.dzblesen.de/), es muss keine Software heruntergeladen oder installiert werden.

In verschiedenen Reitern werden Barrieren und Hinweise auf Richtlinienverstöße, fehlende Metadaten, die Überschriftenebenen im Vergleich zum strukturellen HTML-Aufbau, um z.B. „Untitled BODY“ leichter entdecken zu können, und bei Bildern fehlende Beschreibungen wie z.B. Alternativtexte gemeldet.

Weitere Informationen finden Sie unter dem i-Symbol für „Informationen zum Prüftool“ und unter https://www.dzblesen.de/ueber-uns/fachthemen-kooperationen-projekte/inklusives-publizieren. Dort ist auch ein Leitfaden EPUB3-E-Books verlinkt.
pagina EPUB-Checker auf Basis der W3C Open-Source-Software EPUBCheck

Der pagine EPUB-Checker ist ein Prüftool der deutschen Firma „pagina GmbH Publikationstechnologien“, das auf der Open-Source-Software EPUBCheck des W3C basiert.

Der pagina EPUB-Checker kapselt diese Open-Source-Software in einer deutschsprachigen Benutzeroberfläche und bietet zusätzliche Features wie die Validierung von entpackten (nicht gezippten) EPUB-Dateien. Das Tool kann unter https://pagina.gmbh/startseite/leistungen/publishing-softwareloesungen/epub-checker/ als ausführbares Programm für Mac, Windows und Linux heruntergeladen werden. Es läuft auch portabel auf einem USB-Stick. Im Ergebnisfenster wird angezeigt, ob die EPUB-Datei Probleme oder Fehler enthält, in welcher Datei oder Zeile der Fehler auftritt und eine Beschreibung des Fehlers.

Für barrierefreie HTML-E-Books

Eine umfassende Liste von Web Accessibility Evaluation Tools findet sich auf der Seite der W3C Web Accessibility Initiative (WAI): https://www.w3.org/WAI/test-evaluate/tools/list/. Die Seite „Selecting Web Accessibility Evaluation Tools“ (https://www.w3.org/WAI/test-evaluate/tools/selecting/) bietet eine kurze Anleitung zur Auswahl eines geeigneten Tools.. Für ein browserbasiertes, kostenloses Tool siehe nachfolgendes WAVE Web Accessibility Evaluation Tool:

WAVE Web Accessibility Evaluation Tool

WAVE enthält Bewertungswerkzeuge, die Autoren helfen sollen, ihre Webinhalte für Menschen mit Behinderungen besser zugänglich zu machen. WAVE kann viele Fehler gemäß der Web Content Accessibility Guideline erkennen und überprüft dazu die WCAG 2 Checkliste von WebAIM (https://webaim.org/standards/wcag/checklist).

Sie können das WAVE-Tool nutzen, indem Sie die URL der HTML-Seite bzw. des HTML-E-Books (z.B. die von OS-APS generierte *.json-Seite) in das dafür vorgesehene Feld auf der Website https://wave.webaim.org/ einfügen. Im anschließenden WAVE-Report können in einer Art Vorschau überlappend zum HTML-E-Book diverse Warnhinweise und Erläuterungen als Details eingeblendet werden; außerdem können Lesereihenfolgen, Strukturen (wie Überschriftenhierarchien, Tabellen, Listenformate), Farbkontraste und vieles mehr überprüft werden. Parallel zur Vorschau kann auch der Code angezeigt werden.

Accessibility Guide: Guidelines for Creating Content for the Blind or Visually Impaired